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気軽に参加できる方法の模索と参加者との緻密な連絡の必要性
文章・写真提供:公益財団法人 唐津市文化事業団
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以前は予約方法が電話かFAXでしたが、昨今FAXがある家庭は稀である為、電話での予約受付が主となっていました。
しかし、事前の参加確認等で参加者と連絡が繋がらない事もあり、確実に連絡を取れる手段を模索し、メールを利用した申し込み方法を導入しました。
メールによる参加申し込み方法の導入にあたって、最初は参加募集のチラシに当施設のメールアドレスを記載し、必要事項を記入したメールを送ってもらう方法を取っていました。しかし、アドレスの入力ミス等があり、予約が出来なかった方もいたので、アドレスの入力なしでメールを送って頂ける方法が必要だとを考えました。
そこで導入したのがQRコードによる申し込み方法です。
今は殆どの人がスマートフォン端末を持っていると想定し、スマホで簡単に予約が取れるようにしようと試みました。
有料のイベント予約フォームは予算がつかず導入が困難だったので、無料でQRコードを作成できるサービスCMAN(https://www.cman.jp/QRcode/)を使用し、当施設のメールアドレスのQRコードを作成して体験教室のチラシに載せました。
これは予約を希望される方にチラシのQRコードを端末で読み取ってもらい、参加する方の名前や参加希望プログラム等の必要事項を記入してメールを送ってもらう方法です。
QRコードから予約してもらう事によって、アドレス入力ミスがないので、受付完了や事前の参加確認の連絡もスムーズに送ることが出来ました。
近年の新型コロナウイルス感染症拡大下においても、密を避けるために時間調整のやり取りをしたり、中止のお知らせをしたり等、参加者に連絡をする機会が増えたので便利でした。
「友達と一緒に参加をしたい」といった人数変更の要望にもすぐ対応出来、参加者に喜んでもらえたのも成果の1つであると思います。
取組み団体概要
団体名称 公益財団法人 唐津市文化事業団 設立年月 1990年10月24日 団体HP URL http://www.karatsu-bunka.or.jp/ 団体連絡先 公益財団法人唐津市文化事業団 事務局
TEL:0955-73-1601(唐津市末盧館:0955-73-3673)設立の経緯 唐津市の文化振興を目的とした事業を実施しながら、1991年10月、唐津市古代の森会館、唐津市末盧館を始め、その後、唐津市西ノ門館、唐津市民会館等を指定管理者制度にて管理運営を受託。現在は6施設の文化施設を管理運営しています。 目 的 悠久の歴史の中で育まれた唐津市の歴史的文化の継承及び振興並びに市民の芸術文化活動の振興に資する事業を行い、もって創造性に満ち、豊かで潤いのある地域の文化づくりに寄与することを目的とする。 構 成 理事長以下、事務局長1名施設館長4名、職員31名の団体構成員を有する。